– Ta grafika miała mi zająć 2h, a zajęła 10.
– A co? klient zażądał tylu poprawek? Mówiłem Ci, żeby…
– Nie. Po prostu myślałem, że zrobię to szybciej.
Czasem przedłużasz świadomie, bo projekt Cię wciągnął i wcale nie żałujesz, że bawiłeś się 8h więcej.
Ale, nie oszukujmy się, taka sytuacja najczęściej nie jest z Twojej woli. I dzieje się przeważnie wtedy, kiedy masz już klientów, ale dopiero zaczynasz. Nie umiesz szacować jeszcze czasu, nie wiesz, ile schodzi Ci na ilustrację. Twój workflow jest jeszcze niedopracowany i okazuje się, że niedoszacowujesz czas. Później masz wyrzuty sumienia, że wziąłeś mało pieniędzy za coś, co zajęło Ci cały tydzień, a wcale nie miało.
Jeśli masz problem z szacowaniem czasu, pokażę Ci, jak prosto możesz go rozwiązać. Dowiesz się, jak i czemu liczę czas swojej pracy. Opowiem Ci o darmowym i prostym narzędziu – Clockify.
Na co wycieka czas
Zazwyczaj ludzie myślą, że zrobią coś szybciej. Nie biorą pod uwagę tego, że zachorują, będą mieli awarię prądu, usuną im się pliki. Zazwyczaj tak się nie stanie, ale lepiej chuchać na zimne i zakładać, że klienta nie obchodzi to, że masz pogrzeb, bo wcale nie musi go to obchodzić.
Zresztą, nawet nie muszą być to takie ekstremalne sytuacje. Zlecenie może się wydłużać przez to, że robisz sprawy poboczne, których na pierwszy rzut oka nie widać np.
- odpisujesz na maile klientów, a czasem na napisanie długiego maila może trwać pół godziny,
- czasem klient będzie chciał zadzwonić, a przecież warto działać na spokojnie, dać mu tyle czasu, ile potrzebuje, a nie martwić się z tyłu głowy, że czas leci,
- poprawki, które zajęły Ci dłużej niż myślałeś,
- Twoje błędy typu: nie zapisałeś starej wersji, usunąłeś przez przypadek plik i inne nieprzewidziane sytuacje życiowe Twoje lub klienta,
- zapis i pakowanie plików,
- przygotowywanie maila z plikami. O tym, jak zrobić ładnego maila z plikami końcowymi opisałam TUTAJ;
- drukowanie, pakowanie, chodzenie na pocztę, jeśli masz takie usługi;
- przygotowywanie umów i wystawianie faktur.
Weź je pod uwagę, bo obsługa klienta jest częścią Twojej pracy – nie samo rysowanie.
Myślisz, że podanie 2 dni to termin na spokojnie? Proponuję na początek zacząć od… 3 tygodni – zobaczysz, jak szybko zlecą. A jeśli wyrobisz się szybciej, to klient będzie tylko zadowolony. Lepiej zaskoczyć pozytywnie niż nie dotrzymać terminu.
Jeśli nie dotrzymujesz terminów, jesteś spalony. Dlaczego?
Interesy lubimy robić z ludźmi, którym ufamy, a nie których lubimy.
Później, niezależnie od przekonania o trafności oszacowania, dolicz sobie te 25% czasu więcej. Mając więcej czasu, spokojniej rozwiążesz wszelkie problemy. Klient będzie miał poczucie, że ma więcej czasu na zastanowienie i Twoją dyspozycję.
Dlaczego nie liczyć czasu
Czas warto liczyć nie dlatego, aby rozliczać się za godziny. W praktyce jest to rzadko stosowane.
Klient zazwyczaj zgadza się wtedy na kota w worku – co jeśli grafik będzie pracował 20h, rozciągając specjalnie czas pracy? Zrobi zlecenie za szybko – “mógł siedzieć nad nim więcej czasu”. Za długo? – “więcej do zapłaty”. Najczęściej klienta i tak interesuje efekt, a nie to, czy zrobiłeś to w 2 minuty czy w 2 godziny.
Czas warto liczyć nie dlatego, aby wiedzieć, ile zarabiasz na godzinę. Znaczy warto to badać, ale nie warto myśleć w kategoriach godzin w stylu “o, wpadło teraz 20 zł”.
Wreszcie, czas warto liczyć nie dlatego, by się ścigać z samym sobą. Jeśli zaczynasz działać w pośpiechu, by wykonać pracę szybciej, mieć ją z głowy czy ustalasz w głowie jakiś dziwny challenge, bo stoper tak na Ciebie wpływa, może to nie jest dobra opcja dla Ciebie.
Dlaczego liczyć czas
Wiem, ile czasu zajęło mi KAŻDE zlecenie. Włączam stoper, gdy odpisuję na maila. Włączam, gdy zaczynam pracę. Jeśli zapomnę (co zdarzyło się z kilka razy), to od razu uzupełniam wpis ręcznie.
Po co ta skrupulatność?
Jeśli używanie stopera Cię stresuje lub czujesz, że nie jest to metoda dla Ciebie, nigdy nie powiem, że musisz i bez tego zginiesz. Pokażę Ci za to zalety, jakie daje mi liczenie czasu pracy:
- Widzę, ile czasu zajął mi dany projekt, patrzę, czy dobrze oszacowałam czas. Dzięki temu wiem, ile zleceń jestem w stanie zrobić w danym czasie i wiem, jaki podać przybliżony termin realizacji;
- Wiem, ile godzin w tygodniu pracowałam – patrzę, ile wynosi mój tydzień pracy;
- Widzę, ile czasu dziennie pracuję. Czasem wydaje się, że minęła godzina, a tak naprawdę zegar wybił 5h. A czasem jest odwrotnie. Mózg względnie postrzega czas.
- Widzę, ile zarabiam w przybliżeniu za dany projekt. Dzięki temu mogę ocenić, które rodzaje projektów są dla mnie najbardziej zyskowne, ocenić, dlaczego dany projekt zajął więcej czasu niż inny i zbadać w skali miesięcy tendencję – czy wydłużam czas pracy nad projektami czy go skracam.
- Wiem, w jakich godzinach najczęściej pracuję – mogę zauważyć swoje skłonności.
- W razie czego mogę pokazać klientowi, ile czasu pracowałam.
Te dane zbieram nie dlatego, że lubię na nie patrzeć i podziwiać – chociaż to też, bo Clockify ładne wykresy podsumowujące.
Zbieram je, aby orientować się, jak długo pracuję i ile zarabiam na godzinę. Zarabianie na godzinę nie jest wyznacznikiem mojej wyceny, to jedynie informacja składowa. Na jakiej podstawie wyceniam projekty? To już omawiam dokładnie w e-booku Freelance stART.
Wnikliwy czytelnik zauważy, że 1. zdanie powyższego akapitu nic nie wyjaśnia. “Badam, czas, aby wiedzieć, jak długo pracuję” nadal nie mówi, dlaczego to badam.
Pędzę z wyjaśnieniem. Mierząc czas, patrzę, czy idę w dobrym kierunku, czy spełniam swoje cele. Jeśli moim celem jest np. pracowanie X godzin dziennie, to patrzę, czy zbliżam się do celu czy od niego oddalam.
Gdzie liczyć czas – o Clockify
Wcześniej do tego celu używałam średniowiecznej metody. Stoper i wpisywanie do Excela.
Jeśli w ten sposób masz liczyć czas, to więcej czasu zejdzie Ci na liczenie czasu.
Użyj jakiegoś automatu do liczenia czasu w projekcie. Ja używam darmowego Clockify. Działa jako strona, na której musisz się zalogować, lub jako wtyczka do przeglądarki (nie korzystam z tego rozwiązania). Wtyczka ma dodatkowe opcje tj. ustalanie czasów przerwy, metoda Pomodoro czy automatyczne tytułowanie rekordów, ustawianie powiadomień – może to coś dla Ciebie.
Podstawowe funkcje Clockify opisałam w tym wpisie.
Włączenie liczenia czasu to nawyk, który mi pasuje. Motywuje mnie, gdy widzę swoje wyniki w cyfrach, gdy mogę coś zmierzyć i określić. Tobie ta metoda może nie pasować. Popróbuj ją choćby przez tydzień i sprawdź, ile czasu pracujesz. Ciekawe, czy umiesz dobrze szacować ;).
Gdy liczę czas, nie włączam w to przerw dłuższych niż 5 minut. Mierzę czas czystej pracy, a nie “robienia herbaty”, bo to potrafi zmienić się w ceremonię. To mogłoby mnie rozleniwić i skłaniać do przedłużania przerwy.
Liczę czas, ale to ja jestem Panią Czasu. Jeśli projekt mnie wciągnie, to bez wyrzutów sumienia wypoleruję rysunek lub dorzucę dodatkowy szkic, mając z tego frajdę.
Mówią, że czas to pieniądz, ale dla mnie jest o wiele bardziej wartościowy. Dlatego wolę liczyć go niż pieniądze.